Neste artigo, apresentaremos uma nova funcionalidade da plataforma LetsSign que permite a incorporação de arquivos em modelos criados por meio de um formulário.
A seguir, detalharemos como funciona essa nova funcionalidade.
1. Acesse no menu lateral a opção “Modelos” e logo após clique em “Criar modelo”.
2. Na aba que se abre você pode optar por enviar um arquivo já configurado ou criar um arquivo usando nosso editor online. Nesse exemplo enviaremos um arquivo já criado.
Caso você tenha alguma dúvida de como criar um modelo de documento basta clicar no botão abaixo para ver o passo a passo:
Nessa aba, basta clicar na região indicada em vermelho ou arrastar e soltar o arquivo na mesma área e clicar em “Próximo passo”.
Observação: A Tag/campo que será configurada para ser do tipo upload não precisa ter um local específico ou nome específico, podendo ser posicionada em qualquer local do documento. Mas atenção: o local em que está posicionado a tag/campo não será o local que o documento enviado através do formulário ficará, será criado outra página com o documento enviado.
3. Nessa aba configuraremos o cabeçalho do formulário, lembrando que essas configurações são opcionais.
4. Na próxima aba configuraremos todos os campos do formulário, mas nesse artigo focaremos apenas a configuração do tipo “Upload de arquivos”.
Obs: O campo nome do documento é obrigatório e caso queira colocar o documento em uma pasta específica, basta selecionar “Alterar pasta”.
Para configurar o campo basta navegar até o campo que será do tipo de arquivo, clicar em “Qual é o tipo do campo?” e selecionar “Upload de arquivo”.
Após feita essa configuração, basta clicar em “Salvar” no final da página, e você receberá esse aviso no canto superior direito da tela avisando que o seu novo modelo foi criado com sucesso:
5. Pronto! Agora podemos ir até a aba modelo novamente, e ao clicar nos 3 pontinhos do modelo, teremos a opção de Usar ou Solicitar o preenchimento.
Abaixo iremos destrinchar as duas opções passo a passo.
Passo a passo:
Opção "Usar"
Opção "Usar"
Ao clicar em "usar" cairemos na aba abaixo, nessa aba basta preencher todos os dados solicitados normalmente, chegando no campo do tipo arquivo basta clicar na área roxa ou arrastar algum arquivo.
Formatos permitidos: DOC, DOCX, PDF, JPG, JPEG e PNG
Após clicar irá aparecer a seguinte tela pedindo para selecionar onde está o arquivo:
Após selecionar o arquivo e clicar em “Salvar”, será criado o arquivo na pasta selecionada no passo 4 e aparecerá essa tela perguntando se você gostaria de configurar as assinaturas, nesse exemplo vamos clicar em “sim” para ir direto para o documento criado.
Na tela "Envelope" basta clicar em opções e “Visualizar o documento”.
Pronto, como podemos ver abaixo, o documento foi criado já com os arquivos incorporados junto a ele.
Opção "Solicitar Preenchimento"
Opção "Solicitar Preenchimento"
Após clicar em “Solicitar Preenchimento” abrirá a tela de configuração do formulário, sendo possível colocar um título com instruções, Logo personalizada, mensagem final do formulário e quais usuários da conta que serão notificados via e-mail após o preenchimento do formulário. Lembrando que essas configurações são opcionais.
Após clicar em “Próximo passo” iremos para aba de configuração do signatário desse link. Veja abaixo o que é cada campo:
Nome e E-mail: nome permite identificar o preenchedor e o e-mail para envio do link, podendo também usar o botão "Signatário do formulário" no momento da configuração das assinaturas para adicionar esses dados como signatário.
Quais campos a pessoa vai preencher? : podemos selecionar cada campo que o signatário do link irá preencher, caso você queira preencher algum campo, basta Não selecionar ele que a próxima aba dará a possibilidade de você mesmo preencher.
Obs: caso você não configure o signatário do link e clique em próximo, o fluxo será trocado para “usar” o modelo, assim sendo necessário preencher o formulário todo você mesmo.
Nessa aba daremos um nome ao documento que será criado e podemos escolher a pasta que será salvo e quais grupos terão acesso. Somente o campo nome é obrigatório.
Ao clicar em “Salvar” será feito o disparo do e-mail para o preenchedor e aparecerá a mensagem perguntando se você gostaria de configurar as assinaturas agora. Nesse exemplo clicaremos em “Sim” para ir direto para o arquivo.
Atenção: Caso você configure as assinaturas, os disparos de e-mails para assinatura só irá ocorrer após o preenchimento do formulário, sendo disparado apenas o e-mail para o preenchedor.
Após o formulário ter sido preenchido podemos verificar os documentos enviados na aba envelope clicando em “Opções” e em “Visualizar o documento”.
Como podemos ver abaixo, foi criado o documento com os arquivos incorporados.
Atenção: só será possível ver o documento com os arquivos após o preenchimento do formulário.
EXTRA: Passo a passo na visão do preenchedor
EXTRA: Passo a passo na visão do preenchedor
O preenchedor do formulário irá receber o seguinte e-mail, bastando apenas clicar em “Preencher Formulário”:
Ao clicar no botão o signatário cairá no formulário abaixo:
Para adicionar o documento basta clicar no ícone roxo de nuvem com uma seta e selecionar o arquivo no seu dispositivo e finalizar o preenchimento do formulário.
Formatos permitidos: DOC, DOCX, PDF, JPG, JPEG e PNG
Sinta-se a vontade para contactar o suporte em caso de dúvidas.