Aprenda como utilizar um modelo de automação para criar documentos e enviar para assinatura.
1. Existem duas possibilidades de acesso a essa funcionalidade na plataforma, na aba “Acesso rápido” basta clicar em “Usar modelo”.
Ou no menu lateral clicar em “Modelos”.
2. Selecione qual a forma que você gostaria de usar esse modelo clicando em um dos três botões “Usar”, “Em lote” e “Solicitar o preenchimento”, aqui nesse artigo vamos abordar o botão “Usar”, mas caso tenha dúvidas das outras formas temos artigos para cada uma.
Em lote:
Solicitar Preenchimento:
Observação: Tanto a seleção de um grupo quanto a de uma pasta não são obrigatórios.
3. Nesse passo, basta adicionar um nome ao documento (Campo obrigatório) e realizar o preenchimento do formulário criado com base o modelo selecionado e após isso clicar em “Salvar”.
Observação: Os campo Selecionar um ou mais grupos e Selecionar uma pasta não são obrigatórios.
Dica: Caso você tenha contato salvos, você pode adicioná-lo mais facilmente como signatário usando o botão contato.
4. Após clicar em “Salvar” aparecerá um pop-up perguntando se você gostaria de configurar as assinaturas do documento agora. Nesse exemplo clicaremos em “Sim”.
5. Após ter clicado em “sim”, iremos cair na aba de assinaturas no documento. Agora basta cadastrar os signatários preenchendo os campos obrigatórios e opcionais caso precisar e escolhendo o método de envio do link da assinatura e do token de autenticação e clicar em “Adicionar Signatário”.
6. Após clicar em “Próximo” basta posicionar a rubrica e a assinatura manuscrita (lembrando que esse processo é opcional.) e clicar em próximo no fim da página.
7. Antes de fazer o envio, é possível fazer algumas configurações.
Ativar o lembrete automático: Esse lembrete é enviado ao signatário de tempos em tempos enquanto o signatário não assinou o documento. O limite de envio são de 3 notificações.
Mensagem: Envie uma mensagem personalizada explicando mais sobre o contrato. Caso essa mensagem seja padrão entre o tipo de contrato, salve a mensagem como modelo.
Observadores: Atualmente apenas os signatários e quem criou o documento recebem o e-mail do documento quando é assinado. Caso deseje que mais alguém receba o PDF assinado e que não está no processo de assinatura, adicione o e-mail como observador.
13. Pronto. Agora é só clicar em enviar que será disparado o documento para que todos os signatários adicionados assinem.
Qualquer dúvida sobre essa ou outra funcionalidade, entre em contato conosco.