Entendemos que diversas empresas de diferentes segmentos precisam enviar documentos para vários signatários diferentes, e enviar os documentos um a um acaba sendo burocrático e desnecessário. Para isso, criamos a funcionalidade de criar e enviar documentos em lote.
Abaixo, segue o passo a passo de como utilizar essa nova funcionalidade.
1. Criar o modelo do documento.
O primeiro passo é criar o modelo com as suas variáveis. Segue abaixo um vídeo de como realizar esse passo.
Atenção: Atualmente as tags que antes eram "tag_parte" ou "tag_custom" foram substituídas pelos sinais de chaves “{{ }}” Exemplo: {{Nome}}, {{CNPJ}}, não sendo mais necessário acessar o dicionário de Tags, o conteúdo dentro das chaves é totalmente personalizável, ficando a critério de quem está criando os campos variáveis.
Segue agora o vídeo de como subir o arquivo em Word e prepará-lo na plataforma LetsSign.
2. Preencher e enviar o documento em lote.
Após a criação do modelo basta ir até a aba “modelos” no menu lateral, logo em seguida abrirá uma nova aba onde você buscará pelo nome o modelo em questão e clicar em “Em lote”.
A próxima aba será para escolher em qual pasta o documento será salvo.
Após escolher aonde será salvo os documentos precisamos realizar o download da planilha aonde realizaremos o preenchimento dos dados dos signatários.
Antes de preencher, leia atentamente as instruções que estão no Excel.
O preenchimento é bem simples. Coloque o nome do documento, preencha os campos de variáveis, os campos obrigatórios do signatário (segunda aba da planilha) e faça o upload do documento preenchido.
Principais pontos:
Cada linha nova representa um novo documento.
Alguns campos devem ser formatados com tipo texto, ou numero como solicitado na instrução.
Realizar o preenchimento da segunda aba “Signatários”, pois a mesma é responsável pela parte do envio dos links para assinatura, para o signatário ser vinculado ao documento criado na primeira aba é necessário que o nome do documento esteja estritamente igual, recomendamos que copie o nome do documento da primeira aba e cole na segunda aba assim evitando problemas.
Caso exista algum erro no preenchimento a plataforma acusará.
Pronto, o documento foi criado e enviado para assinatura com sucesso!
Qualquer dúvida, fique à vontade para entrar em contato com o suporte nos canais oficiais!