Através do gerenciamento dos documentos, é possível ter várias opções em cada documento dependendo do status dele. Aqui falaremos dos documentos que estão com o status “Prontos para Assinar”, onde é possível baixar os documentos, anexar documentos ou imagens adicionais, criar novas versões de documentos, reutilizando os dados já preenchidos, entre outros. Confira como fazer:
1. Na tela inicial é possível ver alguns documentos feito uploads recentemente. Caso deseje ver todos os documentos armazenados dentro LetsSign, clique em “Documentos” no menu lateral esquerdo.
2. Para visualizar todos os recursos de um documento com Status “Pronto para assinar”, clique nos três pontinhos.
3. Como vocês podem ver, existem várias ações disponíveis para o documento.
Porém, iniciaremos com a opção de Detalhes.
4. Em detalhes, existe uma série de informações visíveis como:
Nome do documento, quando foi criado, por quem foi criado e qual o Status do documento. Além disso, também aparecerá o documento original, que foi submetido a plataforma, onde é possível baixar ou excluir o documento no botão de opções.
Observação: A exclusão do documento só pode ser feita enquanto o status não estiver como Assinado/Aprovado.
5- Ainda nessa aba é possível adicionar um novo documento clicando em "Adicionar documentos ao envelope" além de um anexo ao documento já adicionado, clicando em "Opções" e em "Importar Anexo":
Atenção: ao clicar em "Adicionar documentos ao envelope" esse documento adicionar será tratado como um novo documento, ou seja, será enviado para o signatário Dois documentos para serem assinado, assim contabilizando o uso de Dois documentos da cota.
6. Na tela de documentos, ainda, é possível identificar várias abas. Passaremos cada uma delas.
Informações: As informações adicionais visa incluir alguma informação/Tag àquele contrato que você futuramente precisará acessar/pesquisar ou extrair informação informações
Lembrete: Adicione lembretes com uma mensagem e o tipo do lembrete. Isso facilita caso seja necessário tomar alguma ação no futuro. Adicione o usuário que precisará ser notificado, o mesmo receberá um e-mail no dia escolhido e com a mensagem personalizada.
Auditoria: Visualize todas as pessoas que acessaram ou fizeram o download daquele documento.
Permissões: Veja quem tem permissão de visualizar aquele documento e por qual motivo.
Essas são algumas possibilidades do que é possível fazer dentro de cada documento.
Qualquer dúvida que tenha, não deixe de entrar em contato conosco!